Tajomstvo # 1 na úžasný čas a správu kalendára


Nevytvára sa stratený čas.

December
25, 2018

Prečítajte si 12 min

Názory vyjadrené v podnikateľ prispievateľov.


Než sa dostanete oveľa ďalej do tohto článku – chvíľu si prečítajte kalendár, pretože podrobný kalendár je tajomstvom úžasného riadenia času a kalendára.

Ak ste ako väčšina z nás váš kalendár je pravdepodobne celkom detailný. Vsadím sa, že niektorí z vás majú každú hodinu, odkedy sa prebudíte, aby ste boli vypočutí. To nie je nevyhnutne zlá vec. Koniec koncov, keď máte denný rozvrh, zabezpečíte, aby ste sa čo najviac dostali, ak je váš deň. Chcel by som povedať, prečo by som sa obťažoval pridať úlohu alebo udalosť do vášho kalendára, ak to nebolo dôležité?

Čo je dôležité – a ako uprednostniť.

Bohužiaľ nie je vždy jasné, čo je dôležité. V dôsledku toho skončíme plytvaním časom na nepríležitosti. Napríklad, ak pracujete z domova, tieto jedlá v umývadle môžu byť naštrbené. Ale musí to byť táto minúta, keď máte tesný termín na projekt, na ktorom ste pracovali?

To sa môže zdať minimálne. Ale čo, ak neustále kladiete nepríležitosti na to, čo je naozaj dôležité? Určite nebudete úspešní pri dosahovaní svojich cieľov, pretože nie ste efektívni v riadení času a kalendára.

To je dôvod, prečo najúspešnejší a najproduktívnejší ľudia vedia, že tajomstvo úžasného riadenia času a kalendára je prioritou. Podľa slov Stephena Coveyho: "Kľúčom nie je uprednostňovať, čo je v rozvrhu, ale naplánovať si svoje priority."

Je dôležité stanoviť priority. Ako dospelý, budete žonglovať rôzne zodpovednosti. Môžete si to vyzdvihnúť deti zo školy, stretnúť sa s termínom, obedovať sa s klientom a niekde medzi nimi navštevovať svoju vlastnú starostlivosť v priebehu jedného dňa.

Súvisiace: Podnikatelia potrebujú lepšiu aplikáciu kalendára ako 2 používajú všetci

Uprednostňujte úlohy pre úspech.

Ak nebudete tieto úlohy uprednostňovať, stanete sa dezorganizovanými, zdôrazňovanými a nesplníte svoje povinnosti. Ako by ste mali byť tvoji klienti, keby ste sa neskoro dostali na obed, pretože ste stále pracovali vo vašej kancelárii? Čo, keby si neskoro zdvihol svoje deti zo školy? Váš partner nikdy nesmie, čo si zaslúži, nikdy vám to odpustiť za to!

Vykĺzne sem a tam sa musí stať. Ak máte cestu na stretnutie pneumatiky, je to neočakávaná udalosť, ktorú ste neplánovali. Ale ak si neorganizujete svoj čas a kalendár podľa priorít, váš život bude čoraz viac chaotický. Pretože ste stratili termín, musíte pracovať neskoro a preskočiť telocvičňu alebo rodinný čas. Nakoniec máte vždy pocit, že ste zaplaveni, ale nemáte na to nič.

Súvisiace: 101 Tipy na riadenie času na zvýšenie produktivity každý deň

Keď sa zameriavate na svoje priority, ste lepšie prispôsobiť svoj čas. Ste organizovaný, dobre pripravený a nikdy nemáte pocit, že zaostávaš. A čo je najdôležitejšie, budete mať vždy čas sa sústrediť na to, čo najviac záleží na vašom živote.

Uprednostňovanie je dobré a dobré. Ale ako môžete určiť, aké sú vaše priority? Tu je postup, ako uprednostniť lepšie riadenie času a kalendára.

Pre začiatočníkov by mali byť vaše priority jednoduché a jasné tým, že určujete nasledovné:

  • Veci, ktoré sú pre vás najdôležitejšie, aká sú vaše hodnoty.
  • Ciele, ktoré ste dosiahli – tieto by mali zodpovedať vašim hodnotám.
  • Aké zodpovednosti máte. Ak pracujete s tradičnou prácou, potom od pondelka do piatku počas pracovných hodín je vašou zodpovednosťou práca.
  • Vedieť, ako aktivity ovplyvňujú váš život. Prehrávanie videohry v telefóne počas prestávky v práci môže znieť ako zábava. Ale ako to robí z vás lepšího zamestnanca alebo jednotlivca?
  • Vedieť, ako oddeliť naliehavé od dôležitých. Len preto, že je niečo naliehavé, neznamená to, že je to dôležité. Ak napríklad dostanete nový e-mail, nemusíte ho otvárať a odpovedať na druhý, ktorý ho dostanete.

Po tom, ako ste vzali vyššie uvedené do úvahy, je tu niekoľko ďalších tipov, ako môžete uprednostniť lepšiu správu času a kalendára.

Súvisiace: 8 Time-Management Hacks optimalizuje váš život vo vnútri a mimo práce

Vytvorte a usporiadajte zoznam úloh.

"Mať veľký zoznam úloh nie je nevyhnutne zlá vec, ale môže vás cítiť stresom o svoj deň," píše Kayla Sloan v predchádzajúcom článku z Kalendára. "Namiesto toho, aby ste trávili čas znepokojením, môžete namiesto toho nastaviť svoj zoznam pre lepšiu správu času."

Kayla navrhuje, aby ste začali zoznam úloh. Mal by sa uchovávať v dokumente, ktorý je ľahko prístupný buď telefónom, alebo počítačom. "Týmto spôsobom ho môžete kedykoľvek pridať z práce alebo z domu."

Potom budete musieť svoj zoznam objednať.

"Priraďte čísla k jednotlivým položkám, ktoré začínajú najprísnejšími povinnosťami," odporúča Kayla. "Naopak, spodok vášho zoznamu by mal obsahovať položky, ktoré sú menej naliehavé alebo by sa mohli stať ďalší deň."

Súvisiace: 20 Rýchle tipy pre lepšiu správu času

Vyberte správne veci, na ktoré chcete pracovať.

Stále bojuje s oddelením naliehavých a dôležitých? Pomocou jednoduchej matice 2 × 2 pomenovanej po americkom prezidentovi Dwightovi Eisenhowerovi vám pomôže určiť vaše priority.

Eisenhowerova matica vám môže pomôcť rozlíšiť, ako a prečo by ste mali rozlišovať medzi týmito dvoma tým, že vytvoríte štyri krabice. Horizontálna os predstavuje "naliehavosť", zatiaľ čo vertikálna os predstavuje "dôležitosť". V každom kvadrante kategorizujete každý z vašich úloh. dôležité, ale nie naliehavé, dôležité a naliehavé, nie dôležité alebo naliehavé a naliehavé, ale nie dôležité.

Keď skončíte, zistíte, že ste trávili čas na nesprávnych aktivitách. V dôsledku toho teraz viete, čo teraz musíte urobiť, ktoré úlohy môžu čakať a ktoré povinnosti môžete delegovať.

Zablokujte kúsky času pre "hlbokú prácu".

Ako je vysvetlené v knihe Hlboká práca: Pravidlá zamerané na úspech v nepriaznivom svete Cal Newport vysvetľuje, že je to schopnosť sústrediť sa na kognitívne náročné úlohy bez toho, aby boli rozptýlené. Newport dodáva: "Ak chcete vyrábať na svojej najvyššej úrovni, musíte pracovať dlhší čas s plnou koncentráciou na jednu úlohu bez rozptýlenia."

V knihe Newport vysvetľuje, ako je profesor Wharton Adam Grant taký produktívny. Grant učí počas jesenného semestra, ale vykonáva výskum na jar. Denne sa strieda medzi absolútnou izoláciou a politikou otvorených dverí so svojimi študentmi.

Dokonca aj vtedy, keď nemôžete prednastaviť vašu pracovnú úroveň ako Grant – tento pojem stále môžete použiť. Povedzme, že ráno medzi 9am a poludním, pracujete na najdôležitejšej úlohe. Počas tohto časového úseku zavrite dvere kancelárie a vypnite telefón.

Okrem toho môžete začať dávkové "plytké práce". Ide o menej náročné úlohy, ako je vrátenie e-mailov a telefonátov.

Súvisiace: Hľadanie vášho zamerania prostredníctvom "hlbokej práce"

Použite aplikáciu kalendára.

Pomocou aplikácie s najvyšším kalendárom môžete zvýšiť svoju produktivitu, pretože môžete určiť, ktoré priority je potrebné pracovať na deň, týždeň alebo mesiac. Môžete tiež použiť svoj kalendár na nastavenie pripomienok, aby ste nikdy nezabudli na dôležitý termín alebo udalosť.

Navyše, pretože používate aplikáciu kalendár ako zoznam úloh, ako aj svoj rozvrh, môžete obmedziť množstvo nástrojov, ktoré používate.

Je toto stretnutie nevyhnutné?

Bolo zistené, že 15 percent z hodinového stretnutia je zbytočné. Inými slovami, je to deväť minút, kedy ste mohli pracovať na niečom inom. Pred prijatím stretnutia sa vždy pýtajte, či je to potrebné. Aktualizácia stavu na projekte môže byť napríklad vykonaná pomocou e-mailu, Slack alebo nástroja na riadenie projektov. Stretnutie s potenciálnym klientom alebo zamestnancom by sa dalo uskutočniť prostredníctvom 10-minútového telefonického hovoru namiesto hodinového stretnutia.

Ak je schôdzka nevyhnutná, uistite sa, že:

  • Má program, ktorý bol odoslaný vopred.
  • Je krátky, stručný a zostáva na tému.
  • Zahŕňa malý počet účastníkov.
  • Má niekto uľahčiť stretnutie.
  • Používa ten správny techník, ktorý každý účastník vie, ako používať.

Nedávajte ostatným prioritám nad svojimi.

Nie je nezvyčajné, aby vás niekto požiadal o pomoc. Mohlo by ísť o priateľa, ktorý by vás požiadal, aby ste im pomohli pri pohybe, alebo kolegu, ktorý by požiadal o vašu pomoc pri projekte.

Aj keď nie je nič zlé pomáhať ostatným von, mali by ste to urobiť len vtedy, keď máte dostupnosť. Inými slovami, neumiestňujte iné pred vlastné priority. Ak ste zaplaveni alebo máte predchádzajúci záväzok, možno budete musieť povedať "nie." Nie je to zábava. Ale ak ste čestní a vopred, pochopia.

Odstráňte rozptýlenie.

E-mail. Váš smartphone. Telefónov. YouTube. Priatelia, rodina a spolupracovníci. To sú typy rozptýlení, ktoré vám bránia v tom, aby ste niečo urobili. Takže ako ich môžete zablokovať?

Jedným z najjednoduchších spôsobov, ako odstrániť rozptýlenie, je vypnutie telefónu. Čo sa týka vášho počítača, môžete použiť aplikáciu ako RescueTime na zablokovanie webových stránok, ktoré ruštia. A ak máte kancelárske dvere, môžete ho vždy nechať zatvorené, zatiaľ čo sa zameriavate na svoju "hlbokú prácu".

Ak nemáte svoju vlastnú kanceláriu, skúste pracovať niekde tak tichšie ako kaviareň. Alebo si zakúpte pár slúchadiel s redukciou šumu.

Spravujte svoju energetickú úroveň namiesto toho, aby ste spravovali čas.

Máme len toľko energie. To je dôvod, prečo je dôležité vykonávať časté prestávky po celý deň. Poskytuje nám šancu doplniť našu duševnú a fyzickú energiu.

Zároveň by ste si mali uvedomiť aj svoju energetickú úroveň, aby ste si mohli naplánovať svoj deň. Napríklad, ak máte rád najproduktívnejšie ráno, potom by ste v tomto časovom rámci vyriešili vašu najdôležitejšiu úlohu.

Ako píše Jim Vaselopulos Forbes, "Zvážte znova úlohu, ktorú by ste počas druhej popoludňajšej skúšobne hýbali neproduktívnym spôsobom, ale dokázali by ste vyraziť za 10 minút na maximálnu energiu (asi osem hodín)."

Ak ste presunuli "svoj rozvrh na skrátenie rannej schôdzky z 60 minút na 45 minút a potom strávili 10 z tých ďalších 15 minút zameraných na tú istú úlohu." Nakoniec "získate 60 minút každé popoludnie."

Pracujte chytľavejšie, nie ťažšie.

Ak chcete byť efektívni v práci, zatiaľ čo sa zameriavate na to, čo naozaj záleží, potom musíte začať pracovať šikovnejšie a nie ťažšie. Koniec koncov, výskum ukazuje, že výkon po päťdesiatich pracovných týždňoch prudko klesá.

  • Myslite pred svojim činom. Nevytvárajte len zdĺhavý zoznam úloh a potom skočte do neho. Premýšľajte o svojich najdôležitejších úlohách pre deň, ktoré by nemali predstavovať viac ako 5 položiek a zamerať sa len na ne.
  • Zmerajte výsledky, nie čas. Nenechajte sa zachytiť, ako dlho ste museli dokončiť úlohu. Namiesto toho sa zamerať na to, čo ste dosiahli v danom časovom rámci.
  • Mať pozitívny postoj. Tí, ktorí majú pozitívny postoj, majú väčšiu šancu na iniciatívu.
  • Komunikovať. Rozvíjajte a posilňujte svoje zručnosti v oblasti komunikácie a spolupráce, aby ste mohli ľahšie a rýchlejšie spolupracovať s ostatnými.
  • Vytvorte a držte sa rutiny. Keď zriadime rutiny, môžeme pracovať rýchlejšie. Dôvod? Nemusíme premýšľať nad tým, čo musíme urobiť. A môžeme sa podľa toho pripraviť.
  • Automatizujte ďalšie úlohy. To by mohlo používať nástroje na zvládanie opakujúcich sa úloh, aby sa zabránilo únavám pri rozhodovaní. Toto je miesto, kde robíte veci ako prípravu jedál alebo oblečenia vopred, aby ste o nich nemuseli premýšľať ráno.
  • Zastaviť multitasking. Je to mýtus a nefunguje,
  • Využite výhody oneskorenia. Nečakajte až do poslednej minúty. Ale niekedy môže trochu otrasenie motivovať vás.
  • Uvoľnite stres. Nájdite spôsoby ako zbaviť stres, ako cvičenie, jogu alebo meditáciu.
  • Vykonajte viac vecí, ktoré vás bavia. Toto nemusí byť vždy možné. Skúste však urobiť viac práce, ktorú máte radi.

Opakujte a hodnoťte.

"Teraz, keď máte systém, ktorý uprednostňuje to, čo robíte, zopakujte svoje akcie každý deň," navrhuje Kayla. "Pravdepodobne budete mať ešte dni, ktoré nevykonávajú spôsob, akým ste plánovali. Čím viac si uprednostňujete, tým ľahšie a rýchlejšie sa dostanete. "

"V dňoch, keď celý rozvrh opustí okno, zistite, čo sa stalo," dodáva Kayla. "Mohli ste niečo urobiť, aby ste situáciu zmenili? Ak áno, určite, čo to je, aby ste sa tomu v budúcnosti vyhli. "